Pakettikaupan kirjanpitokelpoisena tositteena toimii maksutavasta riippumatta kuukausiraportti. Raportissa näkyy toteutuneet veloitukset sekä asiakastilin ennakkovaraukset eriteltyinä. Ennakkovaraukset ovat asiakastilin katevarauksia, jotka pidätetään asiakastililtä lähetyksiä luodessa. Varsinainen veloitus tapahtuu, kun logistiikkayhtiö rekisteröi lähetyksen, ja saamme tietoomme kokonaishinnan. Mikäli ennakkovarauksia on syntynyt kuun lopussa, raporttiin ei välttämättä ehdi varsinaisen veloituksen tiedot, joten kuukausiraportissa näkyy niiltä osin vain ennakkovaraukset ilman alv-erittelyä.
Asiakasvaratilille lisätyt ennakkomaksut kirjataan yrityksen kirjanpidossa tositteelta tilille “maksetut ennakot tilille”. Vastaavasti ennakkomaksut kirjataan Pakettikaupan “saadut ennakot” -tilille, eikä niitä merkata yhtiön omaan taseeseen, vaan ne ovat hallussamme olevia asiakasvaroja. Vasta kun asiakastililtä lähtee varsinainen veloitus, se siirtyy asiakkaalle kuluksi ja Pakettikaupalle tuotoksi.
Ennakkomaksut tilille -kohdassa näkyy prepaid-maksutavalla lisätty ennakkomaksu. Mikäli maksutapana on luottokortti tai kuukausilaskutus, saldo näkyy tässä osiossa usein miinusmerkkisenä. Tämä johtuu siitä, että asiakastili on luotollinen, ja syntynyt velka veloitetaan jälkikäteen joko luottokorttimaksuna tai laskulla. Laskulla veloitetaan ainoastaan toteutuneet veloitukset.
Ennakkoveloitukset-osiossa näkyy asiakastililtä otetut katevaraukset ennen kuljetusyhtiön vahvistusta. Ennakkoveloitukset kauden alussa näyttää edelliseltä kuukausiraportilta siirtyneet katevaraukset, joista varsinaista veloitusta ei ehtinyt vielä mennä. Ennakkoveloitukset kauden lopussa näyttää seuraavalle raportille siirtyvät katevaraukset.
Veloitukset-kohdassa kerrotaan kuukauden aikana tapahtuneet varsinaiset veloitukset; lähetysten lukumäärä, veroton hinta, alv:n osuus ja yhteissumma.
Erittelysivulla Ennakkomaksut-kohdassa on listattuna asiakastilille kuukauden aikana maksetut summat, päivämäärät ja maksutavat. Ennakkoveloitukset-kohdassa on eriteltynä lähetykset, joista varsinaista veloitusta ei vielä ole otettu. Toteutuneet veloitukset -kohdasta näkyy eriteltyinä lähetykset ja hinnat, jotka kuljetusyhtiö on vahvistanut, ja jotka siten on myös veloitettu. Saldo muutos -kohta kertoo, mihin suuntaan ennakkoveloituksen hinta mahdollisesti muuttui kuljetusyhtiön vahvistuksen myötä. Toteutuneiden veloitusten erittelyssä näkyy myös arvonlisäveron määrä. Mikäli luotuja lähetyksiä on kuukauden aikana peruttu, raportissa näkyy myös kohta Perutut lähetykset. Erittelyssä näkyy tällöin asiakastilille palautuneet ennakkoveloitukset.
Esimerkki:
Kuukausiraportti #1:
– 1 lähetys kuukauden aikana: 6,00e (alv 0%) ja 1,44e (alvin osuus)
=> tämä kirjautuu teillä ostoksi ja alviksi sekä “maksetut ennakot” (7,44e) (credit)
Tilin saldo: “maksetut ennakot”: -7,44e
Kuukausiraportti #2:
– 3 lähetystä kuukauden aikana: 16,40e (alv 0%) ja 3,94e (alvin osuus)
=> tämä kirjautuu teille ostoksi ja alviksi sekä “maksetut ennakot” (20,34e) (credit)
Tilin saldo: “maksetut ennakot”: -27,78e
Kuukausiraportti #3:
– 2 lähetystä kuukauden aikana: 11,00e (alv 0%) ja 2,64e (alvin osuus)
=> tämä kirjautuu teille ostoksi ja alviksi sekä “maksetut ennakot” (13,64e) (credit)
Tilin saldo: “maksetut ennakot”: -41,42e
Saatte Pakettikaupalta laskun #1:
Saatu lasku kirjautuu kirjanpidossa “maksetut ennakot” (debit): 54,82e
Tilin saldo: “maksetut ennakot”: 13,40e
Kuukausiraportti #4:
– 2 lähetystä kuukauden aikana: 11,00e (alv 0%) ja 2,64e (alvin osuus)
=> tämä kirjautuu teille ostoksi ja alviksi sekä “maksetut ennakot” (13,64e) (credit)
Tilin saldo: “maksetut ennakot”: -0,24e