TIETOSUOJASELOSTE: PAKETTIKAUPPA -PALVELUIDEN LÄHETYSTIEDOT

E-log Services Oy (Y-tunnus 2743005-1)
PL 322, 33101 Tampere
046 968 1095
asiakaspalvelu@pakettikauppa.fi

(Myöhemmin ”Yhtiö”)

Pakettikauppa – palvelulla tarkoitetaan Yhtiön tuottamaa palvelua, jossa lähetyksen lähettäjä – tyypillisesti verkkokauppa – voi ostaa valitulta logistiikan palvelutoimijalta tavarankuljetuksia ja lähetysten luovuttamista lähetysten vastaanottajille. Verkkokaupat tarjoavat ajoittain asiakkailleen mahdollisuutta valita kuljetustoimittaja ja/tai -tapa.

Yhtiö toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita se käsittelee palvelun tuottamisen yhteydessä. Verkkokaupan asiakkaat ilmoittavat yleensä nämä tiedot verkkokauppiaalle, joka toimittaa edelleen tiedot Yhtiölle lähetyksen toimittamista varten. Rekisterinpitäjänä Yhtiö on vastuussa kaikista niistä henkilötiedoista, joita se käsittelee palveluidensa tuottamisen yhteydessä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on yhtiölle ensiarvoisen tärkeää.

Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa.

1. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Joose Vettenranta, joose.vettenranta@pakettikauppa.fi, 044 561 0270
E-log Services Oy, PL 322, 33101 Tampere

2. Pakettikauppa – palvelun rekisterin tietosisältö

Pakettipalveluiden yhteydessä yhtiö käsittelee lähetysten lähettäjiä ja vastaanottajia, tai näiden edustajia taikka valtuuttamia henkilöitä (rekisteröidyt) koskevia sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on välttämätöntä, jotta palvelu voidaan tuottaa.

Näitä tietoja ovat:

  • lähettäjän (tai tämän yhteyshenkilön) sekä vastaanottajan (tai tämän yhteyshenkilön) koko nimi
  • lähetyksen saapumisilmoituksen toimittamiseksi tarvittavat vastaanottajan tiedot, tapauksesta riippuen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite
  • tapauksesta riippuen lähetyksen toimitusosoite
  • tapauksesta riippuen lähetyksen sisältöä koskevat tiedot
  • tapauksen mukaan laskutus- tai maksutiedot, mukaan lukien pankkiyhteystiedot
  • tapauksesta riippuen näiden tietojen muutostiedot

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitukset

Rekisterinpitäjänä toimiessaan Yhtiö käsittelee henkilötietoja palvelun toteuttamisen tarkoituksiin, eli osoitteellisten lähetysten lähettämistä, vastaanottamista ja saapumisilmoitusten lähettämistä sekä bussi- tai postiennakon tilittämistä sekä henkilön yksiselitteistä yksilöimistä varten.

Lisäksi yhtiö käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja asiakassuhteiden ja toiminnan kehittämisen, mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseen, mahdollisten oikeusvaateiden esittämiseen ja niitä vastaan puolustautumiseen.

Kuljetusketjukumppanit käsittelevät välitettyjä tietoja omien tietosuojaohjeidensa mukaisesti.

4. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti, kun rekisteröity on tehnyt tilauksen verkkokaupassa ja kyse on tämän tilauksen toimittamisesta. Henkilötietoja käsitellään:

  • perustuen rekisteröidyn yhteistyökumppanin kanssa tekemään sopimukseen. Tyypillisesti kyse on rekisteröidyn tekemästä tilauksesta verkkokaupassa.
  • perustuen rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeutettuihin etuihin erityisesti palvelun toimittamiseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tältä osin kyse on rekisterinpitäjän oikeudesta pitää lähetyksistä kirjaa muun muassa oman toiminnan dokumentoimiseksi ja osoittamiseksi tarvittaessa; sekä oman toiminnan kehittämistä varten.
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, erityisesti tiekuljetussopimuslain ja kirjanpitoon liittyvien vaatimusten tarpeisiin.Tiekuljetussopimuslaissa (345/1979) asetetaan yksityiskohtaiset vaatimukset niistä tiedoista, jotka lähetyksen lähettäjä tai rahdinkuljettaja on vähintään velvoitettu merkitsemään kuljetusasiakirjaan. Näiden tietojen toimittaminen tai luovuttaminen yhtiölle perustuu tiekuljetussopimuslain velvoitteeseen.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Lähettäjän antamia tietoja annetaan kuljetusketjuun kuuluville yhteistyökumppaneille, alihankkijoille ja viranomaisille niiltä osin kuin tietoja tarvitaan paketin kuljettamiseen ja saapumisilmoitusten lähettämiseen ja viranomaispalvelujen tuottamista ja henkilön yksiselitteistä yksilöimistä varten.

Tiekuljetussopimuslaissa ja sitä vastaavissa logistiikka-alan kansainvälisissä sopimuksissa asetetaan yksityiskohtaiset vaatimukset niistä tiedoista, jotka lähetyksen lähettäjä tai rahdinkuljettaja on vähintään velvoitettu merkitsemään lähetyksen mukana toimitettavaan kuljetusasiakirjaan. Näitä kuljetusasiakirjaan sisältyviä tietoja välitetään toimitettavien lähetysten yhteydessä valittuun kuljetusketjuun kuuluville yhteistyökumppaneille säännönmukaisesti. Tässä yhteydessä säännönmukaisesti luovutettavien henkilötietojen ryhmät ovat seuraavat:

  • lähettäjän (tai tämän edustajan) ja vastaanottajan (tai tämän edustajan) koko nimi
  • lähetyksen toimittamiseksi tarvittavat vastaanottajan tiedot, tapauksesta riippuen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite.

Lisäksi lähetyksen vastaanottajan (tai tämän valtuuttaman edustajan) kuittaustiedot luovutetaan kuljetussopimuksen mukaisesti lähetyksen lähettäjälle.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille, kuten tullille viranomaisten lakisääteisten tiedonsaantioikeuksien rajoissa.

Yhtiö luovuttaa tiedot vastaanottajille salattuna tiedonsiirtona suojatun teknisen käyttöyhteyden kautta.

Kansainvälisten lähetysten yhteydessä tietoja voidaan luovuttaa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle riippuen toimittajan, tämän käyttämien yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden sijaintivaltiosta tai sijaintivaltioista.

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi oikeudettomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, hävittämiseltä tai muulta oikeudettomalta käsittelyltä huomioiden tietojen luottamuksellisuuden tason. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta, asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisiin vaatimuksiin ja periaatteisiin.

Väliaikaisesti luotu manuaalinen aineisto säilytetään yhtiön toimistossa lukitussa huoneessa ja poistetaan kun sitä ei enää käsitellä manuaalisesti.

Digitaalinen aineisto säilytetään tietokannassa rekisterinpitäjän sellaisten erikseen nimettyjen henkilöiden saatavilla, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista saada pääsy tietoihin ja jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.

Digitaalinen aineisto sijaitsee suojatussa, lukitussa konesalissa, jonne pääsy on rajoitettu tekniseen henkilöstöön ja sallittu ainoastaan kulkuluvilla. Palvelimet on suojattu käyttäen teknisiä menetelmiä. Kaikki selaimen ja palvelinympäristön välinen tietoliikenne on salattu. Palvelinten ja sovellusten käyttöoikeuksia on rajattu rooliperusteisella käyttövaltuushallinnalla.

8. Henkilötietojen säilytysaika ja poisto

Tietoja säilytetään lähtökohtaisesti vain niin kauan kuin rekisterinpitäjällä on siihen ilmoitettuihin käsittelyn tarkoituksiin liittyvä perusteltu tarve. Rekisterinpitäjä arvioi säännöllisesti tällaisten tarpeiden olemassaoloa suhteessa säilyttämiinsä henkilötietoihin, ja siltä osin kuin se arvioi tarpeen poistuneen, poistaa henkilötiedot järjestelmistään tai muuttaa ne nimettömiksi, tai mikäli tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi siltä osin kuin tiedot on tallennettu varmuuskopioarkistoihin), säilyttää niitä turvallisesti ja estää niiden enemmän käsittelyn kunnes tietojen poistaminen on mahdollista.

Lähtökohtaisesti tiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyn tilauksen toimittaminen edellyttää. Tämän jälkeenkin tietoja voidaan säilyttää siinä määrin kuin on tarpeen lainsäädännön velvollisuuksien täyttämiseksi (ml. tiekuljetussopimuslaki) ja sen osoittamiseksi, että rekisterinpitäjä on huolehtinut velvollisuuksistaan sopimuksien mukaisesti. Tiekuljetussopimuslakiin perustuva kanneaika on maksimissaan kolme vuotta ja Yhtiö säilyttää kaikkia pakettipalveluiden yhteydessä käsiteltyjä tietoja operatiivissa järjestelmissään ainakin kanneajan päättymiseen. Lisäksi kirjanpitoaineiston osana olevia henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika.

Kun yhtiö ei enää tarvitse henkilötietoja niiden käsittelyn tarkoituksiin, tiedot poistetaan yhtiön ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö se rekisteröityä koskevia henkilötietoja, ja jos käsittelee, oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä rekisteröityä koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista sekä tietyissä tapauksissa oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
  • Siltä osin kuin henkilötiedon käsittely perustuu suostumukseen, oikeus milloin tahansa perua annettu suostumus

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla rekisterinpitäjään yhteyttä tämän selosteen mukaisia yhteystietoja käyttäen.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa rekisterinpitäjän toimesta tapahtuvasta henkilötietojensa käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomen valvovan viranomaisen yhteystiedot löytyvät sivulta: www.tietosuoja.fi

10. Selosteen päivittäminen

Rekisterinpitäjä voi aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta johtuen muutoksista lainsäädännössä, hyödyntämissään teknologioissa tai liiketoiminnassaan. Rekisterinpitäjä pyrkii informoimaan rekisteröityjä muutoksista niiden merkittävyyden edellyttämällä tavalla.